Come superare le sfide dell’ufficio amministrazione finanza e controllo?
Nel mondo aziendale, quando si implementa un nuovo sistema informativo, spesso l’attenzione è rivolta alle aree comunemente associate al termine “Operations”, come la produzione e la logistica. Tuttavia, un aspetto cruciale rischia di essere trascurato: la contabilità. Questo è particolarmente vero per il dipartimento di amministrazione finanza e controllo (AFC), che svolge un ruolo fondamentale nel monitoraggio continuo dell’andamento del business e nella sicurezza dei conti aziendali.
Chi affronta un progetto per un nuovo ERP potrebbe pensare: “Beh, le funzioni contabili sono standard. La nuova soluzione le includerà senza dubbio”. Ma è importante considerare alcuni punti fondamentali.
Normative in Evoluzione
Non è scontato che le soluzioni informatiche coprano tutte le esigenze contabili e finanziarie di un’azienda. In Italia, dove le normative civilistiche e fiscali sono complesse e in continua evoluzione (esprimo la mia solidarietà a chi se ne occupa quotidianamente), il sistema deve poter recepire prontamente questi cambiamenti normativi.
User Experience
L’esperienza d’uso del sistema è spesso sottovalutata. Gli utenti devono svolgere attività ripetitive e gestire una grande quantità di dati. È essenziale che il sistema offra automatismi per ridurre al minimo l’intervento manuale e supportare gli utenti nel loro lavoro quotidiano.
Oltre la “Contabilità”
Il dipartimento di amministrazione delle finanze non è solo contabilità. È un’area complessa e cruciale per l’azienda, indicata come “Amministrazione Finanze e Controllo” (AFC), responsabile del monitoraggio continuo dell’andamento del business e della sicurezza dei conti aziendali. Il buon funzionamento di questo dipartimento è determinante, soprattutto nei momenti di difficoltà.
Gestione dei Piani dei Conti
La gestione dei Piani dei Conti (PDC) è spesso trascurata. Col tempo, è comune vedere una proliferazione di conti e sottoconti nei PDC aziendali, poiché i responsabili devono tenere traccia delle voci di costo e ricavo specifiche per i loro budget. Senza una gestione oculata e strumenti adeguati, si rischia di creare PDC disordinati e complessi, con voci dormienti che complicano la sintesi e l’aggregazione dei dati.
È fondamentale non dare per scontati i processi amministrativi e finanziari durante la scelta di un nuovo gestionale aziendale. Fornire agli uffici AFC gli strumenti necessari per gestire le sfide quotidiane è essenziale per mantenere la salute finanziaria e il controllo aziendale. L’efficacia di questi dipartimenti ha un impatto diretto sul successo dell’azienda e sulla sua capacità di adattarsi a un ambiente in continua evoluzione.